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Firmenfeier mit Übernachtung: Kosten pro Person, Zimmer und Steuer

Feier am Abend, Zimmer im selben Haus oder in Laufweite, Frühstück am nächsten Morgen. Hier sehen Sie, was das pro Person kostet, wann Sie buchen sollten und was mit der 110-€-Grenze passiert.

Kosten pro Person rechnen Angebote mit Zimmern anfragen

Stand Quellen

Holzfiguren an einer weißen Festtafel, daneben ein dunkelblaues Hotel aus Holz mit erleuchteten Fenstern und fünf kleinen Betten davor

Kurz gesagt

Kosten: Im Marktmittel rund 270 € pro Person für Feier und eine Nacht, dazu Anreise und City Tax.

Steuer: Die Hotelnacht zählt in die 110 €. Mit Übernachtung liegen fast alle Feiern darüber, versteuert wird nur der Rest.

Buchung: Zimmer als Abrufkontingent mit Abruffrist buchen, Einzelzimmer als Standard, Dezember-Freitage im Frühsommer anfragen.

Was kostet Ihre Feier mit Übernachtung pro Person?

Wählen Sie ein Format oder stellen Sie selbst ein. Die Stufe „Mittel“ nutzt die Marktmittel 2025, „Einfach“ und „Gehoben“ sind unsere Annahmen.

Feier heißt Abendessen, Getränke und Programm. Zimmer heißt Einzelzimmer mit Frühstück. Doppelzimmer rechnen wir mit 130 % des Einzelzimmerpreises, geteilt durch zwei (unsere Annahme). Das echte Angebot des Hauses zählt.

Zimmer: Einzelzimmer, Doppelzimmer und was die Nacht kostet

Im Mittel kostete eine Übernachtung 2025 126 € pro Person (MICE-Report 2026, eventinc). Auf dem Angebot stehen dazu oft getrennt: Frühstück, City Tax und der Aufschlag für Einzelbelegung.

Planen Sie Einzelzimmer als Standard. Wer teilen möchte, teilt freiwillig und mit getrennten Betten. Bitten Sie das Hotel, Einzel- und Doppelbelegung als zwei Preise auszuweisen, dann sehen Sie den Einzelzimmer-Zuschlag direkt.

Was Hotels als Paket veröffentlichen

  • ab 99 €pro Person und NachtFerienhotel im Vogtland

    Zimmer, Frühstück, Weihnachtsbuffet, Getränkepauschale zum Essen; Winterprogramm 15 € extra

  • ab 129 €pro Person im DoppelzimmerStrandhotel an der Müritz

    Glühweinempfang, Weihnachtsbuffet, Übernachtung mit Frühstück; gültig bis 17.12.2026

Abgerufen am 29.10.2026. „Ab“ heißt fast immer Doppelzimmer, Mindestzahl und ausgewählte Termine. Rechnen Sie für Einzelzimmer und Freitage mit mehr.

Die Hotelnacht und der 110-€-Freibetrag

Übernimmt der Betrieb Übernachtung und Anreise, zählen beide zu den Zuwendungen der Betriebsveranstaltung (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG, BMF-Schreiben). Frei bleiben 110 € je teilnehmendem Arbeitnehmer inklusive Umsatzsteuer, für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr.

Mit einer Hotelnacht ist die Grenze fast immer überschritten. Steuerpflichtig ist dann nur der Betrag über 110 €. Der Arbeitgeber kann ihn pauschal mit 25 % versteuern (§ 40 Abs. 2 EStG), dann bleibt er für die Belegschaft netto.

Gehört eine echte Tagung dazu, wird aufgeteilt: Der Tagungsteil läuft nicht über die 110 €. Wie Sie das sauber trennen, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Keine Steuerberatung. Maßgeblich sind Ihr Fall und die aktuelle Verwaltungsauffassung.

Drei Formate für Feiern mit Übernachtung

Drei Holz-Dioramen: Stadthäuser mit Festtafel, ein rotes Landhotel mit Feuerstelle, ein weißes Haus mit Tagungsraum und Tafel

  1. Stadt: Abendessen und Hotel in Laufweite

    Restaurant oder Eventlocation in der Innenstadt, das Hotel zu Fuß erreichbar. Gut für Teams, die mit der Bahn anreisen. In vielen Städten fällt City Tax an.

    City Tax nach Stadt

  2. Landhotel mit Programm

    Feier, Zimmer und Frühstück unter einem Dach, tagsüber ein Programm wie Kochkurs oder Wanderung. Ein Bus ab Firmensitz hält die Gruppe zusammen.

    Beispiel: Kohlfahrt mit Übernachtung

  3. Tagung am Tag, Feier am Abend

    Jahresauftakt oder Strategietag mit Tagungspauschale, abends die Feier, am nächsten Morgen Abreise oder ein zweiter Halbtag.

    Beispiel: Jahresauftakt Rhein-Main

Weihnachtsfeier oder Sommerfest mit Übernachtung folgt denselben Formaten. Im Dezember sind Stadt und Landhotel gleich gefragt, im Sommer lohnt das Landhotel mit Garten und Ausweichraum.

Zimmerkontingent, Option und Fristen

  1. 6 bis 9 Monate vorher

    Termin, Gruppengröße und Budget festlegen, Häuser anfragen. Für Dezember-Freitage ist das der Frühsommer.

  2. Mit dem Angebot

    Option bis zu einem festen Datum geben lassen. Bis dahin entscheiden Sie ohne Kosten.

  3. Vertrag

    Zimmerkontingent mit Abruffrist, Stornostaffel und Mindestzahl schriftlich festhalten.

  4. Rund 4 Wochen vorher

    Übliche Abruffrist: nicht benötigte Zimmer zurückgeben, Teilnehmerzahl melden.

  5. 1 bis 2 Wochen vorher

    Rooming-List mit Namen, Belegung und Sonderwünschen an das Hotel.

Beim Abrufkontingent blockt das Hotel Zimmer für Ihre Gruppe. Bis zur Abruffrist geben Sie freie Zimmer kostenfrei zurück; MICE Portal nennt 4 Wochen vor Beginn als übliche, verhandelbare Frist. Wer leere Zimmer danach zahlt, steht in Option, Buchung und Kontingent.

Ab der Abruffrist gelten die Stornostaffeln des Vertrags. Wie viel eine Absage zu welchem Zeitpunkt kostet, zeigt der Vergleich von Stornofristen. Für die Namen nutzen Sie unsere Rooming-List-Vorlage.

Anreise und Transfer

Bus ab Firmensitz: Die Gruppe kommt zusammen an, niemand fährt nach der Feier. Fragen Sie das Hotel nach Parkplatz und Haltepunkt für den Bus.

Bahn: Für Gruppen ab sechs Personen gibt es Gruppentarife der Bahn. Liegt das Hotel nicht am Bahnhof, planen Sie einen Shuttle ein.

Eigene Anreise: Zahlt der Betrieb die Fahrt, zählt sie in die 110 €. Reisen Kolleginnen von anderen Standorten an, kann das Reisekosten sein.

Checkliste vor der Zusage

Mehrere Angebote nebeneinander prüfen: Excel-Vorlage Angebotsvergleich.

Häufige Fragen

Was kostet eine Firmenfeier mit Übernachtung pro Person?

Rund 270 € pro Person, wenn Sie mit den Marktmittelwerten 2025 rechnen: 144 € für die Weihnachtsfeier und 126 € für eine Übernachtung (MICE-Report 2026 von eventinc). Hotelpakete mit Buffet, Zimmer und Frühstück beginnen bei rund 100 bis 130 € pro Person, meist im Doppelzimmer. Anreise, City Tax und Einzelzimmer-Zuschlag kommen je nach Haus dazu.

Zählt die Übernachtung zum 110-€-Freibetrag?

Ja. Übernimmt der Arbeitgeber Übernachtung und Fahrt, gehören sie zu den Zuwendungen nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG. Frei sind 110 € je teilnehmendem Arbeitnehmer inklusive Umsatzsteuer, für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr. Nur der Betrag darüber ist steuerpflichtig; der Arbeitgeber kann ihn pauschal mit 25 % versteuern.

Einzelzimmer oder Doppelzimmer für die Belegschaft?

Planen Sie Einzelzimmer als Standard. Doppelzimmer teilen nur Kolleginnen und Kollegen, die das selbst wollen, mit zwei getrennten Betten. Lassen Sie im Angebot Einzel- und Doppelbelegung getrennt ausweisen, dann sehen Sie den Einzelzimmer-Zuschlag schwarz auf weiß.

Wie früh sollte man eine Weihnachtsfeier mit Übernachtung buchen?

Freitage und Samstage im Dezember sind in vielen Häusern früh vergeben. Wir empfehlen, im Frühsommer anzufragen. Für dieses Jahr gilt: Donnerstage und Termine Anfang Dezember oder im Januar sind oft noch offen, wenn die Freitage weg sind.

Was ist ein Abrufkontingent?

Das Hotel blockt eine Zahl Zimmer für Ihre Gruppe. Bis zur Abruffrist im Vertrag geben Sie nicht benötigte Zimmer kostenfrei zurück, danach gelten die Stornoregeln. MICE Portal nennt 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn als übliche, verhandelbare Abruffrist.

Was ist beim Sommerfest mit Übernachtung anders?

Juni bis September sind auch Hochzeits- und Ferienzeit, Wochenenden in Landhotels sind dann knapp. Fragen Sie vier bis sechs Monate vorher an und lassen Sie sich einen Raum für schlechtes Wetter zusagen.

Was kostet es, wenn MICE Kontor die Angebote einholt?

Für Sie nichts. Sie beschreiben Termin, Gruppe und Wünsche, wir fragen passende Häuser in Deutschland an und legen bis zu sechs Angebote mit Gesamtpreis nebeneinander. Den Vertrag schließen Sie direkt mit dem Hotel.

Bis zu sechs Angebote mit Zimmern, als Gesamtpreis

Sie beschreiben Termin, Gruppe bis 50 Personen und Wünsche. Wir fragen passende Häuser in Deutschland an und rechnen jedes Angebot auf einen Gesamtpreis um, Zimmer, Feier und City Tax inklusive. Für Sie kostenlos, den Vertrag schließen Sie direkt mit dem Hotel.

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Quellen

Stufen „Einfach“ und „Gehoben“, Doppelzimmer-Faktor und City-Tax-Satz im Rechner sind unsere Annahmen. Stand 29. Oktober 2026.